Как узнать что электронное письмо прочитано

Отправляя важное письмо — будь то коммерческое предложение, счет, договор или срочный запрос — вы хотите быть уверены, что адресат его действительно увидел. Знание о прочтении экономит время, помогает планировать дальнейшие действия и повышает эффективность коммуникации. Разберемся, как узнать прочитано ли письмо электронной почты.

В каких случаях важно знать о прочтении электронного письма

Понимание, достучались ли вы до получателя, важно в ряде бизнес-сценариев:

• Отправка критически важных документов. Договоры, счета на оплату, юридические уведомления. Подтверждение прочтения может быть важно для отсчета сроков или доказательства факта отправки.
• Контроль выполнения задач. Напоминания о дедлайнах, поручения сотрудникам или подрядчикам. Уведомление о прочтении сигнализирует, что задача увидена.
• Отслеживание интереса. Например, после встречи или звонка вы отправили презентацию или коммерческое предложение. Факт открытия письма косвенно указывает на уровень заинтересованности.
• Разрешение конфликтов. Если возникает спор и получатель говорит, что письмо не пришло, подтверждение прочтения служит аргументом.

Используйте эту функцию разумно и этично. Постоянные запросы подтверждения на каждое письмо могут раздражать контрагентов и коллег. Резервируйте их для действительно важных сообщений.

В каких почтовых сервисах работает уведомление о прочтении

Некоторые популярные сервисы предлагают встроенную функцию, которая помогает понять, что письмо прочитано. Но есть нюансы.

Outlook (Desktop App и Outlook для Windows/Mac)

Как включить. При создании письма перейдите на вкладку "Параметры" -> "Запрос уведомления" -> Поставьте галочку "Уведомление о прочтении".

Как работает. Когда получатель открывает письмо (и если его почтовая программа и настройки разрешают отправку таких уведомлений), вы получите отдельное письмо с темой "Уведомление о прочтении" и временем открытия.

Ограничение. Работает только если получатель использует Outlook или другой клиент, поддерживающий стандарт уведомлений (MDN). Веб-почта (Outlook.com) и многие мобильные приложения часто блокируют отправку таких уведомлений по умолчанию или не поддерживают их вовсе.

Mail.ru (Почта Майл.ру)

Как включить. В веб-интерфейсе при написании письма найдите значок гаечного ключа или надпись "Еще" -> "Запросить уведомление о прочтении".

Как работает. Аналогично Outlook. Если почтовый клиент получателя поддерживает и разрешает отправку уведомлений, вы получите оповещение.

Ограничение. Те же, что и у Outlook – зависит от клиента и настроек получателя. Не работает гарантированно.

Gmail (на корпоративном домене / Google Workspace)

Встроенной функции нет. Стандартный Gmail (как личный @gmail.com, так и корпоративный @ваша-компания.ru) не имеет нативной кнопки, которая помогает запросить уведомление о прочтении.

Обходные пути:

• Дополнения Google Workspace Marketplace: Администратор домена может разрешить установку плагинов (например, Yet Another Mail Merge, Mailtrack или Bananatag for Gmail), которые добавляют функционал трекинга открытий внутри Gmail.
• Трекеры писем: Специальные сервисы (см. ниже).

Определение с помощью расширений, плагинов и трекеров

Если встроенных функций нет или они ненадежны, на помощь приходят специальные инструменты. Они работают по принципу пиксель-трекинга: в письмо встраивается невидимая картинка размером 1x1 пиксель. Когда получатель открывает письмо и загружает картинки, сервис фиксирует этот факт.

Для Яндекс.Почты

• Плагины браузера. Установите расширение для Chrome или Firefox, например, Mailtrack, Bananatag, Mixmax или Yesware. После установки и настройки (часто требуется регистрация на сервисе) в интерфейсе Яндекс.Почты появится новая кнопка для включения отслеживания.
• Как работает. Пишете письмо как обычно, включаете трекинг через плагин. При открытии письма получателем (и загрузке картинок), вы получаете уведомление в интерфейсе почты или в личном кабинете сервиса трекера. Видите дату и время открытия, иногда количество открытий.
• Пример (Mailtrack). После установки в Яндекс.Почте появится галочка ✅ при отправке. Когда письмо будет открыто, галочка сменится на значок глаза 👁 (одно открытие) или два глаза 👀 (несколько открытий).

Для Gmail (Личная или Корпоративная почта)

• Плагины браузера. Те же сервисы (Mailtrack, Bananatag, Yesware, Mixmax, HubSpot Sales Hub) предлагают расширения для Gmail. Установите, зарегистрируйтесь, и в интерфейсе Gmail появится кнопка для активации трекинга.
• Веб-версия сервиса. Некоторые трекеры (например, Bananatag) позволяют отправлять письма через их собственный веб-интерфейс с включенным отслеживанием.
• Как работает. Принцип тот же – невидимый пиксель. Вы видите статус письма (Отправлено/Доставлено/Открыто) прямо в интерфейсе Gmail (обычно значками рядом с письмом в папке "Отправленные") или в личном кабинете сервиса.

Важные нюансы трекеров:

• Загрузка картинок. Трекер сработает только если получатель разрешил загрузку картинок в своем почтовом клиенте. Многие клиенты блокируют их по умолчанию.
• Конфиденциальность. Использование трекеров регулируется законами о конфиденциальности (например, GDPR). Всегда информируйте получателей в условиях подписки, что используете трекинг открытий в маркетинговых или сервисных письмах. Для персональной деловой переписки (например, отправка договора конкретному клиенту) этично предупредить устно или в тексте письма.
• Точность. Фиксируется факт открытия письма, но не гарантирует, что конкретный человек его внимательно прочитал. Письмо могло быть открыто на общем экране или предпросмотрено в списке входящих.

Автоматизация массовых рассылок

Email-трекинг помогает проверить, дошло ли письмо по электронной почте

Все профессиональные сервисы рассылок (Unisender, SendPulse, Mailchimp, Sendsay, GetResponse и т.д.) автоматически встраивают трекер-пиксель в каждое письмо рассылки.

Так можно определить Open Rate (Процент открытий): сколько % получателей открыли письмо. Помогает оценить привлекательность темы письма и время отправки.

Увидите, кто конкретно открыл письмо (если это разрешено вашей CRM и интеграцией), сколько раз и когда. Можете создать сегмент для дальнейшей точечной коммуникации.

У Email-трекинга больше полезных функций, чем просто определять Open Rate и другие показатели. Например, динамический Email-трекинг MANGO OFFICE — это система сбора статистики email-обращений клиентов, пришедших по рекламным объявлениям и другим каналам продвижения. Email-трекинг позволяет определить эффективность как онлайн, так и офлайн-каналов и построить единую систему аналитики, включающую обращения по почте.

Оценивайте стоимость привлечения клиентов по всем каналам с учетом email-заказов. Перераспределяйте маркетинговый бюджет в пользу наиболее эффективных каналов.

Краткий пересказ статьи от нейросети YandexGPT

Разбор статьи от ИИ Perplexity