Как организовать контроль за работой сотрудников: принципы и методы

Чтобы эффективно решать бизнес-задачи и достигать высоких показателей, руководителю нужно контролировать работу сотрудников. В этой статье объясним пользу контроля, расскажем о его основных методах и принципах, поделимся советами, как правильно внедрить систему контроля.

Зачем контролировать сотрудников

Репутация и успешность компании зависят от квалификации сотрудников. Именно они — движущая сила бизнеса. Даже самый творческий, целеустремленный и лояльный персонал нужно контролировать и координировать. Это задача руководства. 

Если вы сможете выстроить грамотные деловые отношения, то:

• увеличите продуктивность работников;

• предвидите ошибки и устраните их;

• повысите показатели компании.

Система контроля позволяет дисциплинировать и мотивировать. Когда за успехами и промахами следят, никто не захочет ударить в грязь лицом. Сообщите сотрудникам о возможном поощрении и наказании — работа сразу изменится, а вы отсеете слабых.

Виды контроля в организации за работой сотрудников

Применяйте сразу несколько или выберите подходящий для конкретной задачи.

По итоговому результату

Вы ставите перед сотрудником задачу, назначаете дедлайн и оцениваете результаты. Риски: результат может оказаться неудовлетворительным и потребует время на исправление. Руководителю нужно развернуто и прозрачно сформулировать задачу, четко описать желаемый результат и поощрить ответственных.         

По промежуточным результатам

Менее рискованный вариант — контролировать выполнение задачи на промежуточных этапах. Руководитель устанавливает сроки отчетов. Сотрудник понимает свою зону ответственности и выстраивает работу, как ему удобно. Этот вид мониторинга подходит для краткосрочных задач.  

По срокам

Разработайте план-график работ. Например, в понедельник нужно оформить визитки, во вторник — отдать в типографию, в среду — забрать, упаковать и передать заказчику. Каждое действие согласуйте с командой. Контроль по срокам подходит для тех сфер, где нужно рассчитывать временные затраты на каждый этап работы.

По произвольно выбранным точкам

Этот вид отличается непредсказуемостью. Сегодня оцениваете качество продукта, а завтра дисциплину сотрудников. Такой подход подвергает стрессу, но держит коллектив в тонусе. 

Основные методы контроля

Контроль должен быть открытым и систематическим. Используйте организационные, технические, информационные методы.

Проведение планерок

Выберите подходящий для вас график (раз в день, неделю или месяц) и проводите короткие встречи с сотрудниками. На планерках можно обсудить нагрузки и задачи, провести мозговой штурм, озвучить положение дел в отделе или компании в целом, подвести итоги и найти пути решения проблем.

Внедрение тайного покупателя

Тайный покупатель — это временно нанятый человек, который под видом обычного клиента общается с менеджером, задает вопросы, покупает товар или услугу, согласно техническому заданию от руководителя и собирает необходимую информацию. На основе отчета тайного покупателя очевидно, кого премировать, отправить на курсы повышения квалификации или уволить.

Введение KPI

Устанавливаете нормативы, сообщаете их коллективу и отслеживаете выполнение. Но система KPI должна быть реалистичной, учитывать возможности сотрудников, ведь завышенные показатели могут демотивировать. 

Фиксация задач и успехов на доске мотивации

Визуализируйте достижения. Это будет мотивировать и сплотит команду. Разместите на доске графики успешных отчетов и планы будущих продаж.    

Шпионаж 

Технический контроль помогает отследить, что делает сотрудник в течение рабочего дня в режиме реального времени. Для этого используют специальные программы и оборудование:

• программы учета рабочего времени и наблюдения за рабочим столом;

• GPS-трекинг для контроля торговых представителей, курьеров, экспедиторов и другого выездного персонала;

• видеонаблюдение (открытое или скрытое, но информировать о наличии камер руководитель обязан);

• прослушивание и запись телефонных разговоров.

Шпионить за коллективом нужно законно: заранее сообщить и получить разрешение.

Оценка деятельности сотрудников по методологии DISC 

Автор методологии DISC — психолог Уильям Марстон, который установил 4 модели поведения человека:

1. Господствующая — требовательные, эгоцентричные, честолюбивые, жесткие, консервативные люди. Доминируют в разговоре, заполняют паузы, предлагают готовые решения.

2. Влияющая — убеждающие, оптимистичные люди. Обладают творческим мышлением и отличными коммуникативными навыками.

3. Устойчивая — спокойные, мягкие, терпеливые, предсказуемые, последовательные, беспристрастные люди. Легко справляются с рутинными задачами.

4. Соответствующая — осторожные, систематизирующие, точные, тактичные, аккуратные, организованные люди. Следуют правилам и инструкциям, детализируют и анализируют информацию.

Руководитель определяет тип сотрудника и какие задачи ему подойдут, распределяет работу и формирует команды. 

Отчетность в CRM-системе

Такой метод упрощает анализ бизнес-процессов и отслеживание результатов работы персонала. Руководителю не нужно ждать отчеты — всю информацию сотрудники заносят в систему в течение рабочего дня. С помощью CRM можно ставить задачи, дедлайны, учитывать затраченное время, контролировать удаленных специалистов, видеть выполненные задачи и количество сделок каждого сотрудника.

Как организовать контроль работы сотрудников

Организация мониторинга начинается с анализа текущей ситуации в компании.

1. Руководство разрабатывает план развития компании, систему мотивации сотрудников.

2. Рассчитывает, кто, когда и сколько задач должен выполнить, какие для этого понадобятся ресурсы. 

3. Оценивает компетенции сотрудников и готовность компании реализовать план.

4. Готовит необходимое оборудование и программы.

5. Информирует персонал о нововведениях, разъясняет, как работает система контроля, в чем выгода для сотрудников.

6. Координирует работу. При необходимости вносит коррективы.

7. Оценивает результаты.

Для всестороннего анализа и контроля используйте комплекс ПО. Например, установите камеры, внедрите CRM-систему и программу учета рабочего времени (Kickidler, ActivTrak, Teramind, Hubstaff, Plus for Trello). Также можно создать групповые чаты с ежедневным отчетом о проделанной работе, ввести обязательные чек-листы и фотоотчеты. 

Одно из возможностей виртуальной АТС MANGO OFFICE — бесплатное приложение Mango Talker. Это безопасный мессенджер, который будет доступен только для ваших сотрудников. Вы сможете прослушивать записи разговоров прямо из приложения и узнать, придерживаются ли сотрудники разработанных скриптов продаж, разобрать их ошибки.

Типичные ошибки контроля работы сотрудников

Чтобы грамотно выстроить контроль и сохранить здоровую атмосферу в коллективе, не допустите подобных ошибок:

• чрезмерный контроль — это демотивирует, снижает эффективность работы, отнимает много времени у руководителя;

• внимание исключительно на ошибках;

• скрытый контроль и в случае ошибки резкая критика и конфликт;

• бессистемный контроль (от случая к случаю, без четкой схемы);

• замалчивание результатов контроля.

Что важно запомнить

• С помощью специальных программ и оборудования руководитель может отслеживать рабочее время, перемещения, телефонные звонки персонала.

• Контроль за работой сотрудников дисциплинирует, мотивирует и повышает продуктивность. Это способствует их профессиональному росту и компании в целом. 

• Чтобы контроль был эффективным, узнайте слабые места коллектива: опоздания, прокрастинация, воровство, срыв сроков. 

• Мониторинг не должен нарушать личные границы сотрудников и мешать работе. При тотальной слежке есть риск потерять доверие и испортить атмосферу в коллективе.